SOP Kunci Bekerja Efektif dan Efisien

SOP Kunci Bekerja Efektif dan Efisien

Tidak selamanya Anda beruntung memperoleh karyawan yang penuh inisiatif. Ada kalanya karyawan Anda sekadar rajin tapi tidak tahu apa yang harus diperbuat. Ada juga karyawan yang baru “bergerak” ketika diperintah. Bila model karyawan seperti itu adalah yang Anda miliki, maka Anda wajib segera membenahinya. Tentu itu menjadi perkara ringan ketika karyawan Anda hanya beberapa orang. Bagaimana halnya bila Anda memiliki perusahaan dengan puluhan bahkan ratusan karyawan? Seberapa lama Anda harus mengajari mereka bekerja efektif dan efisien? Karena itu, segeralah untuk memiliki SOP.

SOP atau Standard Operating Procedure adalah serangkaian proses dan prosedur untuk menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tanggung jawab seorang karyawan dalam lingkaran proses kerja. SOP memuat apa yang harus dikerjakan, proses apa yang harus dilalui, proses apa yang wajib dipilih ketika menghadapi situasi B dan proses apa yang harus dilalui ketika hasilnya C. SOP juga memuat hubungan interaksi antarorang dan antarbagian dalam sebuah kantor. SOP memuat juga proses legalisasi, artinya sebuah prosedur dianggap benar bila sudah memperoleh persetujuan dari si B atau bagian A.

SOP tidak sama dengan job description. Sebuah job description memuat sederet pekerjaan yang harus dikerjakan seseorang atau satu bagian dari sebuah sistem di kantor. Job description disiapkan lebih dalam konteks apa yang harus dikerjakan seseorang termasuk juga tanggung jawabnya. Namun, Job description tidak memuat proses dan prosedur antarbagian secara detail.

SOP yang mudah dipahami adalah yang memuat sebuah diagram alir sebab pada prinsipnya SOP memang menggambarkan aliran sebuah proses dan prosedur. Dalam sebuah perusahaan skala besar, SOP biasanya lebih dari satu, mulai dari yang bersifat general, hingga detail per divisi. Sebagai contoh, sebuah perusahaan perkebunan akasia memiliki SPO untuk nursery/pembibitan, SOP untuk pemupukan, SOP untuk perawatan, SOP untuk penebangan, dan masih banyak lagi.

SOP juga besar manfaatnya untuk melatih karyawan baru. Standar yang sudah ada memungkinkan karyawan memiliki acuan yang jelas dan pasti mengenai apa yang harus dia perbuat dan proses apa yang harus dia lalui.